Polityka prywatności

1. Administrator i kontakt

Administratorem Twoich danych jest VERTOM AI sp. z o.o., ul. Żurawia 45, 00-680 Warszawa, KRS 0001248500, NIP 7011319192. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych napisz na [email protected]. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych; ten adres jest punktem kontaktowym w sprawach ochrony danych.

2. Jakie dane przetwarzamy i skąd je mamy

Konto: adres e-mail, imię i nazwisko, hasło w postaci nieodwracalnego skrótu, wybrany język, data potwierdzenia adresu e-mail, data i wersja zaakceptowanego Regulaminu oraz udzielonych zgód, sekret uwierzytelniania dwuskładnikowego (zaszyfrowany), jeśli je włączysz. Podajesz je sam przy rejestracji i w ustawieniach.

Organizacja: nazwa firmy, strefa czasowa, opis oferty, wykluczeń i obszaru działania, lista skanowanych źródeł i słów kluczowych, harmonogram skanów, kanały powiadomień (adresy e-mail, numery telefonu, adresy webhooków i kanały Slack, które wskażesz; sekrety integracji są szyfrowane). Podaje je właściciel albo członek zespołu.

Rozliczenia: nazwa firmy, NIP, adres, adres e-mail do faktur, identyfikatory klienta i subskrypcji w systemie Stripe, historia płatności i faktury. Danych karty nie widzimy i nie przechowujemy — trafiają wyłącznie do Stripe.

Zespół: adres e-mail osoby zaproszonej, rola, kto zaprosił. Podaje je osoba zapraszająca.

Dziennik bezpieczeństwa: kto, kiedy i jaką czynność wykonał w organizacji (np. zmiana ustawień, zaproszenie, eksport danych), oraz — po stronie operatora — każdy odczyt danych osobowych poza zwykłym działaniem serwisu.

Dane techniczne: adres IP i identyfikator przeglądarki przy logowaniu, rejestracji i akceptacji Regulaminu; adres IP przy nieudanych próbach logowania; zdarzenia błędów aplikacji z usuniętymi danymi osobowymi; zdarzenia produktowe (np. „ukończono kreator”, „rozpoczęto okres próbny”) przypisane do identyfikatora organizacji, nie do osoby.

Źródło pozyskania: parametry kampanii z adresu, pod którym otworzyłeś naszą stronę (utm), adres strony, która Cię do nas odesłała, pierwsza odwiedzona podstrona i czas wejścia, oraz — jeśli odpowiesz — odpowiedź na pytanie „skąd o nas wiesz” w kreatorze. Zapisujemy je przy rejestracji, przy koncie organizacji.

Korespondencja: treść wiadomości, które do nas wysyłasz, i Twój adres e-mail.

Nie przetwarzamy Twoich danych szczególnych kategorii i nie prosimy o nie.

3. Po co i na jakiej podstawie

Świadczenie usługi — założenie i prowadzenie konta, skanowanie, powiadomienia, rozliczenia, obsługa zespołu, odpowiedzi na Twoje zgłoszenia: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa, której jesteś stroną albo w imieniu której działasz).

Wystawianie i przechowywanie faktur, rozliczenia podatkowe, odpowiadanie na żądania osób i organów: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny).

Bezpieczeństwo — blokowanie prób włamania, wykrywanie nadużyć, dziennik bezpieczeństwa, monitorowanie błędów, kopie zapasowe: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz uzasadniony interes w ochronie serwisu i jego użytkowników).

Zrozumienie, jak używany jest produkt — zliczanie zdarzeń produktowych na poziomie organizacji, bez plików cookie i bez identyfikowania osoby: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes w rozwijaniu produktu). Możesz się temu sprzeciwić (sekcja 8).

Ustalenie źródła pozyskania klienta — parametry kampanii, strona odsyłająca i odpowiedź na pytanie „skąd o nas wiesz”: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes w ocenie skuteczności kanałów, którymi docieramy do klientów). Możesz się temu sprzeciwić (sekcja 8).

Dokumentowanie akceptacji Regulaminu i zgód: art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO (obowiązek rozliczalności z art. 7 ust. 1 RODO oraz nasz interes w wykazaniu treści umowy).

Informowanie o nowościach w produkcie e-mailem: wyłącznie za Twoją zgodą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej). Zgodę możesz wycofać w każdej chwili w ustawieniach konta; wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszych wysyłek. Wiadomości niezbędne do świadczenia usługi — o leadach, płatnościach, bezpieczeństwie konta, zmianach Regulaminu — nie są informacją handlową i nie wymagają zgody.

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez adresu e-mail, hasła i akceptacji Regulaminu nie da się założyć konta, a bez danych do faktury nie da się wykupić planu.

4. Jak długo przechowujemy dane

Dane konta i organizacji: przez czas trwania umowy, a po żądaniu usunięcia — 30 dni karencji, w czasie której decyzję można cofnąć; potem usuwamy je nieodwracalnie.

Faktury i dane niezbędne do ich wystawienia: 5 lat od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.

Dziennik bezpieczeństwa organizacji: do usunięcia organizacji; wpisy dotyczące realizacji praw osób zachowujemy w formie zanonimizowanej (bez wskazania, kto działał) dla wykazania, że żądanie zostało wykonane.

Rekordy akceptacji Regulaminu i zgód: przez czas trwania umowy i 3 lata po jej zakończeniu (okres przedawnienia roszczeń).

Blokada po nieudanych logowaniach: 1 godzina. Sesja: token dostępu 15 minut, odświeżenie do 14 dni, cała sesja nie dłużej niż 30 dni.

Paczka z eksportem danych konta: 24 godziny od wygenerowania. Zdarzenia błędów w systemie monitorowania: 90 dni. Kopie zapasowe serwera: według harmonogramu dostawcy hostingu; dane usunięte z bazy znikają z kopii po jej rotacji.

5. Komu przekazujemy dane

Korzystamy z dostawców, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu i na podstawie umów powierzenia: hosting i kopie zapasowe, obsługa płatności, wysyłka e-maili i SMS-ów, monitorowanie błędów, analityka produktowa, fakturowanie. Pełna, aktualna lista z krajem i rolą każdego z nich jest pod adresem useleadscanner.com/legal/subprocessors.

Stripe Payments Europe Ltd. jest w zakresie zapobiegania oszustwom i wymogów regulacyjnych samodzielnym administratorem danych płatniczych; jego polityka prywatności jest dostępna na stripe.com/privacy.

Dane możemy udostępnić organom władzy publicznej, gdy obowiązek taki wynika z przepisu prawa, oraz doradcom prawnym i księgowym związanym tajemnicą — w zakresie niezbędnym do ich zadań.

Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich do celów marketingowych osób trzecich.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane przechowujemy na serwerach w EOG. Część dostawców (obsługa płatności, wysyłka e-maili, monitorowanie błędów) ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych. Przekazujemy im dane na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework, a na wypadek jej uchylenia — na podstawie standardowych klauzul umownych Komisji, które mamy zawarte z każdym z nich. Dostawca modelu językowego używanego w trybie AI (OpenAI) przetwarza treść wpisów na serwerach w Stanach Zjednoczonych wyłącznie na podstawie standardowych klauzul umownych włączonych do umowy powierzenia. Kopię klauzul udostępnimy na życzenie.

7. Pliki cookie i pamięć przeglądarki

Strona useleadscanner.com nie ustawia własnych plików cookie. Analityka odwiedzin działa bez nich: identyfikator odwiedzin nie jest powiązany z osobą i nie przeżywa zamknięcia karty, a adres IP jest odrzucany po stronie dostawcy. Nie korzystamy z narzędzi reklamowych. Czcionki serwujemy z własnego serwera, bez połączeń z podmiotami trzecimi.

Przy pierwszej wizycie pytamy o jedną rzecz: czy wolno załadować kalendarz Calendly na stronie wdrożenia. Do czasu zgody kalendarz się nie ładuje i żadne ciasteczko Calendly nie powstaje — zamiast niego widzisz link, który otwiera Calendly w nowej karcie, już na ich warunkach. Zapamiętujemy samą odpowiedź (klucz leadscanner.consent w pamięci lokalnej), bo bez niej pytalibyśmy przy każdym wejściu; zgodę cofniesz spod kalendarza. Sam ten zapis też jest przechowywaniem informacji w Twoim urządzeniu w rozumieniu art. 399 ust. 1 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej; jest niezbędny do wykonania usługi, o którą prosisz — zapamiętania Twojego wyboru — więc zgody nie wymaga (art. 399 ust. 3 pkt 2). Odmowa nie zamyka niczego poza kalendarzem osadzonym na stronie.

Panel app.useleadscanner.com ustawia jeden plik cookie: ls_refresh, który utrzymuje Twoją sesję po zalogowaniu. Jest niezbędny do świadczenia usługi, której zażądałeś, dostępny wyłącznie dla serwera (HttpOnly) i przesyłany tylko szyfrowanym połączeniem. Wygasa po 14 dniach albo przy wylogowaniu. Na podstawie art. 399 ust. 3 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej nie wymaga zgody i baner go nie dotyczy.

Panel korzysta z pamięci lokalnej przeglądarki (localStorage), żeby zapamiętać niedokończony kreator konfiguracji i Twoje preferencje interfejsu. Te dane nie opuszczają Twojej przeglądarki, są niezbędne do działania funkcji, z których korzystasz (art. 399 ust. 3 pkt 2), i znikają po wylogowaniu albo wyczyszczeniu danych strony.

Analityka produktowa w panelu działa bez plików cookie i bez pamięci trwałej: identyfikatorem jest organizacja, a nie osoba, a adres IP jest odrzucany po stronie dostawcy.

8. Twoje prawa

Masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie — w tym wobec analityki produktowej. Zgodę marketingową możesz wycofać w każdej chwili.

Większość z tego zrobisz sam w panelu: dane konta i organizacji edytujesz w ustawieniach, kopię wszystkich danych pobierzesz jednym kliknięciem („Pobierz dane”), konto i organizację usuniesz w tym samym miejscu. Pozostałe żądania kieruj na [email protected]; odpowiadamy w ciągu miesiąca, a w sprawach złożonych informujemy o przedłużeniu.

Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl) albo do organu nadzorczego w państwie Twojego zwykłego pobytu.

9. Zautomatyzowane decyzje

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne albo podobnie istotnie na Ciebie wpływały. Automatyczna blokada po pięciu nieudanych logowaniach trwa godzinę i służy ochronie Twojego konta.

10. Bezpieczeństwo

Hasła przechowujemy wyłącznie jako skróty Argon2. Połączenia są szyfrowane. Sekrety integracji są szyfrowane w spoczynku. Dane każdej organizacji są odizolowane i identyfikowane losowymi identyfikatorami. Konta operatorów wymagają uwierzytelniania dwuskładnikowego, a każdy odczyt danych osobowych przez operatora jest rejestrowany. Zalecamy włączenie uwierzytelniania dwuskładnikowego także na Twoim koncie.

11. Autorzy wpisów i zmiany polityki

Dane autorów publicznych wpisów odczytanych przez system przetwarzamy jako współadministrator razem z klientem, który wskazał źródło, na zasadach Uzgodnień współadministratorów (useleadscanner.com/legal/joint-controller-arrangement). Do 6 września 2026 r. polityka mówiła, że przetwarzamy je w imieniu klienta jako podmiot przetwarzający; to nie odpowiadało temu, jak usługa działa. To, co dzieje się z takim wpisem i jak się temu sprzeciwić, opisuje Informacja dla autorów wpisów: useleadscanner.com/legal/notice-for-authors.

Politykę zmieniamy, gdy zmienia się produkt, dostawcy albo prawo. O zmianach istotnych dla Ciebie informujemy e-mailem albo w panelu. Data obowiązywania aktualnej wersji: 7 września 2026 r.